ISO9001质量体系文件控制程序-案例范本
文件控制程序
1. 目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行有效控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2. 适用范围
适用于对与质量管理体系有关的文件控制。
3. 职责
3. 1总经理负责质量手册批准发布。
3. 2管理者代表负责审核质量手册和批准发布程序文件。
3. 3总工程师负责其它质量管理体系文件的批准。
3. 4部门主管负责本部门文件的审核。
3. 5行政人事部负责对管理性文件标识、发放、回收、更改、换版、作废、归档以及定期评审归口管理。
3. 6各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4. 工作程序
4. 1文件的分类
a)质量手册（包括质量方针、目标及承诺）；
b)质量体系程序；
c)技术性文件（包括产品标准、图纸、作业指导书、检验规程及各类设备安全操作规程）；
d)其它管理文件（各项管理规定、包括各类质量记录的表式）；
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e)外来文件。
4. 2文件的标识
4.2.1本公司文件由行政人事部按文件控制的规定标识。
4.2.2本公司文件直接使用原标识，当无标识时由行政人事部按《质量体系文件编写导则》规定执行。
4. 3文件的编写、审核和批准
a)质量手册由行政人事部负责编写，管理者代表审核，报总经理批准发布；
b)程序文件由相关部门编制，部门主管审核，管理者代表批准发布；
c)技术性文件由相关部门编制，部门主管审核，总经理批准；
d)其它管理文件由相关部门编制，部门主管审核，总经理批准。
4. 4文件的发放和回收
4.4.1行政人事部编制《文件和资料配发清单》，报管理者代表审批。
4.4.2行政人事部按《文件和资料配发清单》规定的发放范围，负责文件的发放，做好发放记录并在发放文件上加盖“受控文件”印章和注明分发号。
4.4.3行政人事部在发放文件的同时，应回收已过期的、作废、失效的被代替的原件，并在《文件发放、回收登记表》上记录相应回收情况及处理措施。
4.4.4技术部负责产品图纸的整理、发放、回收、归档工作，控制要
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求按文件规定执行。
4. 5文件的更改
4.5.1文件更改时，由更改申请者填写《文件更改通知单》，经原审批者批准后进行更改，若由其它部门审批时，需取得原审批部门相关背景资料。
4.5.2文件的更改一般要用整份或单页调换的方式，如要用划改、刮改等其它方式时，需在《文件更改通知单》中特别注明更改实施的具体办法。
4.5.3更改后的文件由行政人事部负责发放。所有被更改的原文件必须由行政人事部收回处理，以确保有效文件的唯一性。
4. 6文件的领用
a)文件使用者领用文件时，应在《文件发放、回收登记表》上签字后方能领用；
b)因破损而重新领用的新文件，原分发号不变，并收回相应的旧文件；
c)因丢失而补发的文件，应予以新的分发号，并注明已丢失的分发号失效，发放部门做好相应的发放签收记录；
d)提供给顾客的文件和资料，不加盖受控印章，不做更改控制，但必须做好发放记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
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4.7.1文件的保存
4.7.1.1所有文件和资料的原稿及《文件发放、回收登记表》由行政人事部统一保存，原件归档。各部门负责保存相关带有受控文件标识的文件。
4.7.1.2文件和资料需分类存放在干燥通风、安全的地方。
4.7.2 文件的作废与销毁
4.7.2.1所有失效文件或作废文件由行政人事部资料管理员及时从发放或使用场所撤出，加盖“作废”章，确保防止作废文件非预期使用。
4.7.2.2为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应盖上“作废”章加以标识。
4.7.2.3对要销毁的作废文件，相关人员应填写销毁申请，经管理者代表批准后，由行政人事部文件管理员负责销毁。
4. 8文件和资料借阅
借阅与质量管理体系有关的文件和资料，应做好借阅登记，经借出部门主管同意，才能向资料管理员借阅。
4. 9外来文件的控制
4.9.1各部门收到外来文件后，应及时交总经理识别其适用性，并对是否为最新版本进行确认，等评审和确认后，由行政人事部填写《外来文件登记表》留一份归档。
4.9.2外来文件的发放、回收、保存、作废、销毁和管理工作分别按
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本程序相关条款执行。
4.10文件的管理
4.10.1本公司的文件以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件和资料，不作为执行的依据。
4.10.2任何人不得在受控文件上乱涂乱改、不准私自外借、确保文件的清晰、整洁和完好，易于识别和检索。
4.10.3行政人事部负责编制并及时更新《受控文件和资料清单》。经管理者代表批准后，发至各部门作为识别文件更改和现行修订状态依据。
4.10.4每次内审前，由行政人事部组织相关人员对文件和资料进行一次全面检查，检查各类在用文件和资料的有效性，发现问题及时处理。
4.10.5每年年初由行政人事部组织对现行质量管理体系文件进行定期评审，以确定是否需要对文件进行更改。
4.11工艺文件的控制
工艺文件按《工艺文件管理制度》规定执行。
4.12文件的编号
4.12.1质量手册编号
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4.12.1
YBM/QM 01- 2007
年份号
手册顺序号
质量手册代号
公司代号
4.12.2程序文件编号
YBM/QP - 01
程序文件顺序号
程序文件代号
公司代号
4.12.3管理文件编号
YBM/QPG XX-XX-XX
顺序号
通用为0，不通用为代码
程序文件顺序号
管理文件代号
公司代号
代码:
01：作业指导书 02：检验标准书 03：职务说明书
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04：制度规定 05：操作指导书 06：……
4.12.4记录表格编号
YBM/QPJ XX- XX - XX
版本号
记录表所对应的程序文件的编号
程序文件代号
公司代号
4.13文件格式
4.13.1手册格式
1）主题
2）工作程序
3）引用文件
4.13.2程序文件格式
1）目的
2）适用范围
3）职责
4）工作程序
5）引用/支持性文件
6）质量记录
4.13.3其它文件格式
根据本公司实际情况进行编制
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4.14公司各部门文件受控号（代号）
部门名称
代号
部门名称
代号
总经理
01
模具生产部
10
管理者代表
02
采购部
11
行政人事部
03
后勤保障部
12
财务部
04
设备科
13
机械技术部
05
商务部
14
机械生产部
06
综合仓库
15-01
机械质量部外检室
07-01
原材料库
15-02
机械质量部外检室
07-02
成品仓库
15-03
模具技术部
08
模具仓库
15-04
模具质量部
09
夹具仓库
15-05
5.引用/支持性文件
5. 1《工艺文件管理制度》
5. 2《文件和资料的配发清单》
5. 3《档案管理制度》
6．记录表式
6. 1《受控文件和资料清单》 （YBM/QPJ-01-01-A0）
6．2《文件更改通知单》 （YBM/QPJ-01-02-A0）
6. 3《文件销毁申请单》 （YBM/QPJ-01-03-A0）
6. 4《文件发放、回收登记表》 （YBM/QPJ-01-04-A0）
6. 5《文件借阅记录》 （YBM/QPJ-01-05-A0）
6. 6《外来文件登记表》 （YBM/QPJ-01-06-A0）
6. 7《质量管理体系文件评审表》（YBM/QPJ-01-07-A0）
附件一
受 控 文 件 和 资 料 清 单
编号 ： YBM/QPJ-01-01-A0
文号
文件名称
版本/修改
批准
实施日期
编制日期： 批准日期：
附件二
文件更改通知单
编号： YBM/QPJ-01-02-A0
更改文件名称
文件编号
申请更改部门
申请更改原因：
申请人：
日期：
更改前内容
更改后内容
更改人： 日期：
更改审查意见：
审查人： 日期：
批准：
批准人： 日期：
附件七
质量管理体系文件评审表
编号： YBM/QPJ-01-07-A0
文件名称
文号
版本/修改
参加评审人员：
评审意见：
文件发放范围：
批准：
签名/日期：
附件七
质量管理体系文件评审表
编号： YBM/QPJ-01-07-A0
文件名称
文号
版本/修改
参加评审人员：
评审意见：
文件发放范围：
批准：
签名/日期：
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