资料日常管理

　　来源：聚焦成品房

　　建设项目资料是有关各方在建设管理、质量控制、以及技术措施方面的原始记录，也是工程竣工验收的重要依据。建设工程企业要纠正停留在工程资料要送档案馆归档，仅为办理后期竣工验收备案之用的错误观点，充分认识到工程资料与项目管理、工期顺延、造价索赔之间的紧密关系。做好建设项目资料管理是企业加强、提高管理水平的重要方面，也是进行谈判、解决争议纠纷的有力支撑。

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　　资料配置 ?一人一柜一架

　　

　　★ ??基本原则

　　（1）以合同为单位立卷，一合同一档、十二项资料一图纸（不限于十三项），档案盒脊背标签清晰，按序号排列，与一级目录呼应，方便管理与使用；

　　（2）对于资料过多(需两个及以上的档案盒存放）合同，在标签上注明每个档案盒里文件的内容，这样大大提高我们的效率。

　　（3）视资料情况建立卷内总目录、分级目录（十二项一图纸等）；

　　（4）视资料情况建立卷内总目录、分级目录（比如总包、监理）；

　　★ ??存档情况

　　1、合同（电子版+纸质版）：

　　中标通知书、洽商表、合同文本、补充协议一、补充协议二......

　　（合同正本必需入档，其余视实际资料情况进行归档）

　　2、进度款（电子版+纸质版）：

　　电子版为请款资料、发票、完税证明；

　　纸质版为明源系统上打印的审批表。

　　3、必检点评审（电子版+纸质版）：

　　评审通知、签到表、照片（会议、现场）、会议记录、会审表（签字版）

　　

　　4、现场签证（电子版+纸质版）

　　增减工程审批表、增减工程通知单、实测表、现场签证单

　　5、联系函（电子版+纸质版）：需检查签章、日期等内容是否齐全

　　（1）发文（ZY-SU-ZB-LXD-005-180612（发））；

　　（2）来文 （ZY-SU-ZB-LXD-005-180612（来））。

　　（3）内容涉及签证的需将签证单的内容作为附件归档，做到资料上的闭合

　　6、结算（电子版+纸质版）

　　竣工验收证明书、结算资料、结算表（成本提供）、结算书（成本提供）

　　

　　★?台账管理

　　（1）发文

　　（2）来文（甲方签收人、签收日期、甲方回复人员、回复签收人、签收日期......）

　　

　　2、设计变更台账：

　　（1）根据要求，完整的设计变更文件（二维码）由设计变更通知单、完成情况确认单组成；

　　（2）未涉及金额及合同中已确认的有关内容不走线上审批流程；涉及金额的必须走线上审批流程。

　　

　　3、现场签证台账

　　完整的现场签证文件（二维码）由增减工程通知单、现场签证单组成；

　　

　　4、图纸台账：

　　台账中设置移交日期、图纸名称、图纸类型、移交人、接收人、数量、领用日期、是否原件、领用数量、领用单位、领用人......

　　备注处填写出现图纸替换等情况说明

　　

　　★?图纸整理、存放

　　图纸的规格、形式各式各样：

　　1、土建工程图纸：以楼栋号、地库等全专业(建筑、结构、给排水、电气、燃气、通风）立卷，占地小、方便拿取（呈阶梯状摆放，抬头可见）；

　　2、常用的分项工程的图纸存在易手可得的层数（2/3层首选）；

　　3、图纸架上做好标签设置，清晰明了