云盒子企业云盘，助力设计院安全高效的文档管理

　　原标题：云盒子企业云盘，助力设计院安全高效的文档管理

　　设计院的图纸日益增长、且每份文件都需要留底归档5-20年，存图、多年积累的客户文件多且大，同时需要跟外部合作企业文件往来，多样化的办公场景给设计院带来一系列协作及安全管理难题。

　　①图纸流失严重

　　设计院拥有大量的工程计算、图纸、方案技术文档等数据分散存储，由于设计师离职带走、U盘丢失、共享服务器遭受病毒侵害等，都会造成作为设计企业核心资产的设计图纸流失。

　　②纸质文件转电子版工程大

　　设计院过去采用的是光盘+纸质的方式进行留档保存，以图纸档案为例，可分为定期和永久保存，周期长，纸质文档调取麻烦且易损耗，设计师要检索获取这些附件会相当困难，电子档成为新的选择，但纸质转成电子版人工扫描、整理、归档，工程量大。

　　③图纸外发无控制，易泄漏

　　对图纸外发等风险行为，缺乏有效审批控制手段，而重要的设计图纸又存储在设计师电脑中，如果员工缺乏保密意识，把重要的设计图纸拷贝外发，就会造成重要设计图纸泄密。

　　④缺乏有效审计手段

　　设计图纸电子版一般存储在传统的FTP、NAS服务器上，缺少细粒度审计日志，发现图纸错误时，设计师之间相互推诿，经理无法得知谁修改过图纸。

　　针对当前设计院内部设计图纸碎片化容易导致流失严重，分享不可控，管理难审计等问题，文档云功能设计需要满足下面的几点基本要求：

　　一、集中存储、3重加密奠定安全基础

　　设计院接入云盒子企业云盘，在设计院内部搭建服务器，实现私有化部署，文件集中管理在自己的服务器上，更安全。

　　以项目划分，采用“年份+项目名称”设计院公司对上要对接甲方，对下要对接财务，在企业云盘上给各项目建立标准文件夹，通过上传各种方案资料，实现“资料产生即归档”。

　　所有人员在云盘上严格遵守权限来访问文件，通过13级细颗粒权限，可以细致管控到日常办公场景。从数据的存储、传输和使用过程中进行加密保护，再配合严密的备份计划，设计院不仅有效得到防护和管理，还能规避网络攻击后的金钱勒索。

　　二、图纸文件扫码OCR自动识别，按项目归档

　　云盒子企业网盘能帮助企业设计院自动化创建归档结构目录、自动命名档案，大大节省人工成本。

　　在公司内部搭建云盒子企业网盘系统后，纸质档案材料经扫描机扫描为PDF，再经OCR进行智能识别，提取关键词、云盒子自动创建关键词目录、最后在云盒子自动化建立文件夹并归档。

　　再通过OCR技术实现对PDF的内容检索，快速定位。此外，你还可以根据文件标签、文件夹备注、修改时间、大小、以及修改者进行检索，通过丰富的组合检索，帮助你更快找到材料。

　　三、外发/下载审批，避免重要文件外泄

　　设计图纸是设计院重要资产，更是核心竞争力，为防止机密文件外发，不少设计院仅在局域网内办公，禁止互联网访问，但随着信息化不断普及，与客户高效总是免不了外发文件，云盒子外发/下载审批提供同时兼顾安全和效率和企业文件防泄密解决方案。一方面，满足企业的安全防泄密需求，有针对性地实现文件下载/外发审批，文件防复制/防截屏、防拷贝；

　　另一方面，产品简单易用，不改变用户原来的操作习惯，界面简洁易用，下载/外发审批流程自动触发，无需人工提交，在下载和外发商密、图纸或内部资料文件前，需要经管理层审核。

　　四、操作日志审计，及时发现突发情况

　　日志审计是管理者统筹企业数据必不可少的工具之一。详细记录管理员做了哪些管理操作、普通账号的操作记录、登入登出记录、文件操作日志等。

　　通过日志审计查到所有文档全生命周期下的任何操作，具体到时间、操作人、IP、操作行为、文件、所在目录等，知道文件的来源途径和泄露人员，为后续可能发生的数据安全事件进行追责定位，减少损失。

　　设计院通过云盒子合作，建立细粒度的授权、审计机制，结合内容防复制、防泄漏技术，严格管控图纸通过IM、邮件的随意分发，防止信息泄露。

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