已质量体系文件控制程序.docx
济南舜华园建设发展有限公司 程序文件
编号:SHYQP-01
第C版第1次修改
标题:质量体系文件控制程序
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1.0目的
对质量体系文件的编制、审核、发布、实施、修改进行控制,为协调质量体系的运 行和质量审核提供准则,保证质量体系有效运行。
2.0适用范围
适用于对公司质量体系的质量手册(A级文件)、程序文件(B级文件)和工作文件(C 级文件)的文件控制。
3.0职责
3.1总经理负责A级文件的批准与发布。
3.2管理者代表负责审核A级文件,批准B级文件和C级文件。
3.3分管副总经理(总监、总经理助理)负责审核所属部门业务相关的 B级文件及C级文 件。
3.4各部门负责人负责组织主要与本部门业务有关的 B级文件、C级文件的编制、修改
与实施。
ISO组负责A级文件和部分B、C级文件的编制、修改及全部文件控制的协调工作。
ISO组负责管理全套文件的印制、编号、分发、归档,为内审、外审提供主要管理 文件。保证员工随时阅读、采用最新版本文件,满足质量管理工作需要。
4.0工作程序
4.1文件的编制、审核、批准
各类文件审批权限按3.0条规定实施。
4.2文件的受控标识
4.2.1文件分为受控文件和非受控文件两类。 公司内部员工使用的为受控文件, 非受
控文件一般是指送给公司外有关部门、人员的文件。
4.2.2受控文件加盖受控文件章;非受控文件加盖非受控文件章。
4.2.3ISO组编制《受控文件一览表》,列清全公司所有受控文件及版本状态。 4.3文件的发放
4.3.1文件发放时,由ISO组按照管理者代表确定的发放范围发至各部门。 4.3.2各部门接收文件时,需在《文件发放清单》上签收,并妥善保存。
4.4文件的修改
4.4.1文件需修改时,填写《文件修改申请单》,由授权人审批。
4.4.2ISO组按批准的内容打印新文件,注明修改次数;按原文件发放记录发放至相
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关部门,同时收回作废文件。
443各部门接到新文件后,进行换页,并在文件修改记录栏登记修改事项。
444如果一次文件修改量超过50%寸,可以采取换版方式,按 A、B C??…次序换 版,换版后原文件由ISO组收回。
4.5文件的作废
对由于换页或换版收回的作废文件,ISO组至少应保留一份存档并加盖作废章, 其 余销毁。
4.6文件的复制
受控文件不得擅自复制,如某部门需要时,经管理者代表审批后,由 ISO组复制
并
加盖受控章后发放。
4.7文件编号
4.7.1质量手册编号:SHY QM XX
序号
质量手册
舜华园4.7.2
舜华园
4.7.2程序文件编号:
SHY QP- XX
序号
程序文件
舜华园
4.7.3工作文件编号:SHY W-
4.7.3工作文件编号:
序号
工作文件
舜华园
4.8外来文件控制
对国家颁布的行业法令法规、规范及其它外来文件,由 ISO组负责收集、整理、
下发、归档,列出《外来文件一览表》 。重要文件报总经理或其授权人员用
《外来文件处理单》的形式审核其适用性并签字批准执行。当外来文件需要发放 (或借阅)时,由ISO组做好发放(借阅)记录
4.9表格的控制
4.9.1公司所有与质量体系有关的空白表格由ISO组统一汇总、控制,编制《质量记 录一览表》。各部门增减或修改表格时,需经过部门负责人审批,并报送ISO组
4.9.2 ISO组参照文件控制方式对表格进行控制。
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标题:质量体系文件控制程序
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5.0相关文件和记录
5.1受控文件早
5.2非受控文件章
5.3作废文件章
5.4《文件发放清单》(质量手册、程序文件、工作文件)
5.5《文件修改申请表》
5.6《外来文件一览表》
5.7《外来文件处理单》
5.8《质量记录一览表》
5.9《受控文件一览表》